Положення про загальний відділ

Категорія: Home
Перегляди: 1287
Rating:
( 0 Rating )

 

1. Загальні положення

1.1. Загальний відділ виконкому Покровської районної в місті ради (надалі - відділ)  є структурним підрозділом виконавчого комітету районної в місті ради.

1.2.Відділ утворюється й ліквідується відповідно до ст. 54 Закону України «Про місцеве самоврядування в Україні» рішенням районної в місті ради в межах затвердженої нею структури за пропозицією голови районної в місті ради.

1.3.Відділ підзвітний і підконтрольний районній в місті раді, підпорядкований її виконавчому комітету та голові районної в місті  ради.

1.4.До складу відділу входять: сектор по роботі зі зверненнями громадян та сектор документообігу.

1.5.Відділ у своїй діяльності керується Конституцією України, законами України, постановами Верховної Ради України, указами Президента України, рішеннями міської, районної в місті ради та їх виконавчих комітетів, розпорядженнями міського голови, голови районної в місті ради, у межах делегованих повноважень – постановами Кабінету Міністрів України, інших органів виконавчої влади, Регламентом районної в місті ради та її виконавчого комітету, Системами управління якістю та інформаційною безпекою, Інструкцією з діловодства за зверненнями громадян в органах державної влади і місцевого самоврядування, об’єднаннях громадян, на підприємствах, установах, організаціях незалежно від форм власності, в засобах масової інформації, Інструкцією з діловодства в органах місцевого самоврядування міста, а також цим Положенням.

1.6.Відділ має штампи та печатку зі своїм найменуванням.

2.Основні завдання та функції

Основними завданнями та функціями відділу є:

  • Організація діловодства районної в місті ради та її виконавчого комітету.
  • Організація проведення особистого прийому громадян, у тому числі за місцем їх проживання, керівництвом районної в місті ради та її виконавчого комітету, забезпечення розгляду письмових звернень та звернень мешканців району, які надходять на «пряму лінію» голови районної в місті ради, опрацювання звернень, які надходять на виконання від державної установи «Урядовий контактний центр»,  контакт-центр  «Гаряча  лінія голови облдержадміністрації» та електронний сервіс Контакт-центр виконкому Криворізької міської ради.
  • Надання методичної та практичної допомоги структурним підрозділам виконкому щодо дотримання установленого порядку оформлення документів під час підготовки питань для розгляду на засіданнях виконавчого комітету.
  • Забезпечення вимог законодавства у сфері архівної справи й діловодства в межах повноважень органів місцевого самоврядування.
  • Забезпечення виконання вимог Порядку розгляду електронної петиції до районної в місті ради.

3. Обов’язки

Відділ відповідно до покладених на нього завдань:

  • Здійснює діловодство районної в місті ради та її виконавчого комітету згідно з Інструкцією з діловодства та Регламентами районної в місті ради та виконавчого комітету.
  • Готує проєкти рішень районної в місті ради та її виконавчого комітету, розпоряджень голови районної в місті ради.
  • Забезпечує дотримання правил діловодства під час підготовки проєктів рішень, розпоряджень, листів та інших документів.
  • Надає методичну та практичну допомогу структурним підрозділам виконкому районної в місті ради щодо порядку оформлення документів, складання проєктів рішень та розпоряджень, підготовки питань для розгляду на засіданнях виконавчого комітету.
  • Складає протоколи сесій районної в місті ради, засідань виконавчого комітету, забезпечує їх оприлюднення, а також апаратних нарад голови районної в місті ради, стенограм, доручень голови районної в місті ради, наданих на засіданнях виконавчого комітету та апаратних нарадах, здійснює контроль за своєчасністю та повнотою їх розгляду та виконання.
  • Здійснює підготовку, проведення, опрацювання матеріалів засідань виконавчого комітету.
  • Здійснює друкування та копіювання рішень районної в місті ради, її виконавчого комітету, розпоряджень голови районної в місті ради та службових документів, своєчасно доводить їх до виконавців та громадян, видає відповідно до чинного законодавства і регламентів копії та витяги з прийнятих документів.
  • Приймає та реєструє вхідні документи, адресовані районній в  місті раді, її виконавчому комітету, голові районної в місті ради, його заступникам,  керуючому справами виконкому, контролює внутрішній документообіг цих документів, а також реєструє вихідні документи за підписом голови районної місті ради, його заступників та керуючого справами виконкому.
  • Забезпечує здійснення в установленому порядку обміну інформацією між виконкомом районної в місті ради та іншими органами місцевого самоврядування засобами електронного зв’язку.
  • Сприяє реалізації державної політики з питань створення, використання, розвитку та захисту електронних інформаційних ресурсів щодо їх формування та підтримки в актуальному стані, підвищення якості та доступності.
  • Здійснює упровадження і функціонування системи управління якістю у відділі.
  • Аналізує та інформує керівництво виконкому районної в місті ради про стан виконавської дисципліни у структурних підрозділах виконкому.
  • Відповідно до нормативних документів, організовує роботу поточного архіву та експертної комісії виконкому районної в місті ради, складає зведену номенклатуру справ, контролює правильність формування та зберігання у структурних підрозділах виконкому справ, що підлягають передачі до архівного відділу виконкому міської ради.
  • Організовує роботу щодо обліку та зберігання закінчених діловодством справ, складає описи справ постійного зберігання, комплектує архів районної в місті ради та її виконавчого комітету, здійснює в установленому порядку передачу архівних справ постійного зберігання до архівного відділу виконкому міської ради.
  • Здійснює облік бланків районної в місті ради та її виконавчого комітету, печаток, штампів, документів для службового користування, контролює стан їх зберігання.
  • Здійснює організацію проведення особистого прийому громадян, у тому числі виїзного прийому за місцем їх проживання, керівництвом районної в місті ради та її виконавчого комітету.
  • Забезпечує розгляд звернень громадян, які надходять:
  • у письмовому вигляді;
  • з особистого прийому громадян керівництвом виконкому районної в місті ради;
  • на «пряму лінію» голови районної в місті ради;
  • від державної установи «Урядовий контактний центр»;
  • від контакт-центру «Гаряча лінія голови облдержадміністрації»;
  • на електронний сервіс Контакт-центр виконкому Криворізької міської ради;
  • у електронному вигляді на офіційний сайт виконкому районної в місті ради;
  • з інформаційних запитів.
  • Здійснює облік звернень громадян, забезпечує своєчасну їх передачу на розгляд посадовим особам та установам, контролює дотримання термінів їх виконання, узагальнює та аналізує стан цієї роботи, забезпечує своєчасне повідомлення громадян про результати розгляду їх звернень.
  • Щомісячно, щоквартально, щорічно здійснює підготовку аналітичних матеріалів, складає довідки, класифікатори, інформації, звіти, згідно з напрямками роботи відділу.
  • Здійснює облік та реєстрацію розпоряджень голови районної в місті ради.
  • Забезпечує виготовлення бланків районної в місті ради, її виконавчого комітету.
  • Надає інформацію голові районної в місті ради про необхідність притягнення до відповідальності посадових осіб, якщо вони ігнорують законні вимоги та рішення районної в місті ради та її виконавчого органу, ухвалені у межах їх повноважень.
  • Забезпечує дотримання вимог законодавства щодо розгляду звернень громадян структурними підрозділами виконкому районної в місті ради та суб’єктами господарювання району.
  • Здійснює організацію роботи з прийому та видачі документів для надання публічних послуг, суб’єктом надання яких є виконком районної в місті ради, через департамент адміністративних послуг виконкому Криворізької міської ради та територіальний підрозділ Центру адміністративних послуг «Віза», контроль за їх виконанням.
  • Забезпечує реалізацію прав громадян на використання електронних інформаційних ресурсів міста, організацію зворотного зв’язку, об’єктивний і своєчасний розгляд звернень.
  • Забезпечує надання інформації для первинного наповнення та підтримки в актуальному стані даних геоінформаційної системи м. Кривого Рогу та Геопорталу Кривого Рогу та на Єдиному державному вебпорталі відкритих даних.
  • Забезпечує надання інформації для розміщення на офіційному вебсайті виконкому Покровської районної в місті ради, що стосується роботи відділу.
  • Взаємодіє з органами місцевого самоврядування, суб’єктами господарювання, громадськими організаціями з метою розвитку електронних інформаційних ресурсів міста, підвищення їх якості, доступності, оптимізації пошуку, забезпечення зворотного зв’язку для вирішення питань життєдіяльності територіальної громади.
  • Забезпечує надання у визначеному порядку інформації на виконання документів, що надійшли від органів державної влади, на електронних та паперових носіях.

4.Права

          Відділ має право:

  • Брати участь у засіданнях виконавчого комітету, районної в місті ради та її постійних комісій.
  • Отримувати від структурних підрозділів виконкому районної в місті ради та посадових осіб, підприємств, організацій та установ інформацію, документи та інші матеріали, необхідні для виконання покладених на нього завдань.
  • Вимагати від виконавців дотримання термінів, встановлених для виконання службових документів, повертати структурним підрозділам на доопрацювання проєкти рішень, розпоряджень та інші документи, подані з порушенням вимог Інструкцій та правил діловодства.
  • Готувати проєкти рішень, розпоряджень, доповідні записки, плани та інформації керівництву районної в місті ради та її виконавчого комітету з питань, що віднесені до компетенції відділу.
  • Здійснювати перевірки стану організації роботи зі службовими документами в структурних підрозділах виконкому районної в місті ради, на підприємствах комунальної власності, складати акти, довідки, інформації за результатами перевірок.
  • Здійснювати перевірки дотримання вимог законодавства щодо розгляду звернень громадян в структурних підрозділах виконкому районної в місті ради, суб’єктами господарювання, об’єкти яких розташовані на території району.
  • При формуванні районного бюджету вносити пропозиції щодо витрат на матеріально – технічне забезпечення роботи відділу.
  • При вирішенні питань, віднесених до компетенції відділу, взаємодіяти із структурними підрозділами виконкому міської та районних у місті рад.
  • Вносити пропозиції керівництву щодо вдосконалення діловодства та системи контролю за виконанням документів та звернень громадян у виконкомі районної в місті ради.

5.Організація роботи

  • Відділ працює відповідно до перспективних і календарних планів роботи районної в місті ради, її виконавчого комітету, планів роботи відділу.
  • Прийом на роботу працівників відділу здійснюється відповідно до Закону України «Про службу в органах місцевого самоврядування» шляхом призначення на посади головою районної в місті ради на конкурсній основі чи за іншою процедурою, передбаченою законодавством України.
  • Відділ очолює завідувач.
  • Завідувач відділу:
    • здійснює керівництво діяльністю відділу, несе персональну відповідальність за виконання покладених на відділ завдань, дотримання антикорупційного законодавства;
    • визначає обов’язки працівників відділу та здійснює контроль за їх виконанням;
    • розробляє Положення про відділ, посадові інструкції працівників відділу;
    • забезпечує підвищення кваліфікації та професійного рівня працівників;
    • уносить пропозиції щодо підготовки кадрового резерву на посади працівників відділу, заохочення й накладення стягнень, установлення розміру надбавок, преміювання, присвоєння чергових рангів посадовим особам відділу;
  • контролює стан виконавської та трудової дисципліни в відділі;
  • представляє відділ у всіх установах, підприємствах, закладах з питань, що входять до його компетенції;
  • бере участь у роботі сесії районної в місті ради та її виконкому.
  • Працівники відділу виконують обов’язки відповідно до цього Положення та посадових інструкцій.
  • У разі відсутності завідувача відділу його обов’язки виконує завідувач сектору відповідно до розпорядження голови районної в місті ради.